Apa Itu Sistem Informasi Manajemen

ANALISIS PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BERBASIS KOMPUTER DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Jauh sebelum adanya teknologi komputer, sistem informasi manajemen (SIM) telah digunakan oleh para pimpinan organisasi atau perusahaan, termasuk manajer dalam upaya pengambilan keputusan. Namun demikian, proses pengambilan keputusan yang dilakukan saat itu masih sangat sederhana. Segala sesuatunya masih berjalan secara manual, masih lamban, karena semua data masih tersimpan dalam lembaran-lembaran arsip yang bermacam ragam. Manakala sang pimpinan membutuhkan berbagai informasi yang berhubungan dengan sesuatu yang harus diputuskan atau diambil kebijakan, maka tidak ada cara lain kecuali membongkar semua arsip yang dibutuhkan. Kalaupun arsip tersebut ditemukan, kadangkala tulisannya sudah kabur, kertasnya sudah kusam, atau bahkan mungkin sudah rusak karena dimakan rayap atau kutu buku dan sejenisnya. Pendek kata, proses pencarian arsip dan dokumen yang dibutuhkan sebagai dasar dari pengambilan keputusan bagi sang pimpinan sangatlah lamban dan membutuhkan waktu yang lama.

Apabila berbicara tentang Sistem Informasi Manajemen, maka yang diingat adalah komputer dengan sebuah sistem yang saling tersambung dengan berbagai jaringan dalam komputer tersebut. Persepsi seperti ini tentu saja tidaklah semuanya benar, karena teknologi komputer hanyalah sebuah wadah atau fasilitas, yang kehadirannya mempermudah proses dalam Sistem Informasi Manajemen, sedangkan prinsip kerja dan basis dari SIM itu sendiri adalah ilmu manajemen, karena memang SIM itu lahir dari manajemen. Artinya, tanpa adanya manajemen maka SIM itu sendiri sesungguhnya tidak ada. Adapun komputer, kehadirannya seperti proses reaksi kimia bagi katalisator, katalisator dapat mempercepat proses reaksi kimiawi, tetapi dia sendiri bukanlah zat kimianya.

Salah satu fungsi manajemen adalah perencanaan. Dalam proses perencanaan, pihak manajemen berusaha memikirkan apa saja yang akan dikerjakannya, berupa ukuran atau jumlahnya, siapa yang akan melaksanakan dan mengendalikannya agar tujuan organisasi/perusahaan dapat tercapai. Dalam kerangka itu semua, diperlukan informasi, dan informasi yang relevan dengan proses perencanaan harus disediakan. Alat untuk menyediakan informasi tersebut dapat berupa sebuah SIM, atau dapat juga usaha khusus seperti pengumpulan data baik internal maupun eksternal, yang nantinya dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Jadi, informasi adalah bahan dasar bagi pimpinan organisasi atau manajer dalam membuat rencana, merumuskan kegiatan atau mengambil kebijakan.

Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi manajemen. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi Manajemen memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya (pada era sekarang), tidak mungkin sistem informasi manajemen yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi Manajemen yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah komputer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

B. Rumusan Masalah

1. Bagaimana manjemen pengendalian dan pemanfaatan daripada semua faktor dan sumberdaya yang menurut suatu perencanaan?

2. Sistem komputer merupakan kombinasi dari komponen-komponen perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), komunikasi, sumber daya (manusia dan informasi) dan prosedur-prosedur pemrosesan.

3. Pada awalnya dalam konsep sistem informasi tradisional, manusia merupakan komponen utama dalam mengolah data menjadi informasi. Bagaiman model dasar sistem tradisional, dimana manusia sebagai pengolah informasi.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Teknologi Informasi Bagi Organisasi

Kehadiran komputer dalam sistem informasi manajemen telah memberikan banyak kemudahan bagi manajer dalam melakukan kegiatannya. Dari hal-hal yang kecil, seperti memberikan informasi kepada pihak lain, mendokumentasikan file-file, menyimpan data-data, dan lain-lain hingga mengambil sebuah keputusan penting bagi perusahaan.

Secara prinsip, komputer dan perangkat keras (hardware) lain hanyalah merupakan sebuah sumber daya fisik yang tidak dapat berfungsi tanpa ada manusia yang memberikan instruksi. Dalam hal ini, manusia membuat sebuah teknologi bernama perangkat lunak (software) yang pada dasarnya berisi suatu urutan instruksi untuk ”menggerakkan” berbagai komponen perangkat keras secara operasional. Dalam perkembangannya, software (perangkat lunak) dapat dibagi menjadi dua jenis besar, yaitu: Software yang berisi perintah-perintah atau seperangkat instruksi untuk mengoperasikan berbagai komponen hardware –disebut sebagai System Software; dan Software yang berisi perintah-perintah untuk menjalankan suatu prosedur tertentu yang merepresentasikan proses, aktivitas, dan/atau fungsi bisnis tertentu – disebut sebagai Application Software.

Semenjak diperkenalkannya setengah abad yang lalu, komputer kerap didefinisikan sebagai ”alat pengolah data”. Hingga saat ini pun pengertian tersebut masih cukup relevan untuk dipergunakan secara umum. Dengan menggunakan prinsip IPO (Input-Proses-Output), pengguna atau seseorang mengharapkan agar komputer dapat menghasilkan output tertentu dari berbagai input yang diberikan. Jika dahulu bentuk pemrosesan hanya terbatas pada hal-hal semacam kalkulasi kuantitatif belaka, dalam perkembangannya sekarang ini sebuah komputer sudah dapat berfungsi sebagai alat bantu berbagai aktivitas kehidupan manusia, seperti: proses belajar, proses komunikasi, proses perdagangan, dan lain sebagainya.

Komputer menerima instruksi dari manusia untuk melakukan sejumlah pemrosesan data yang hasilnya akan dipresentasikan kepada yang bersangkutan. Untuk mengerti cara kerja komputer, perlu dipahami terlebih dahulu arsitektur dari perangkat keras ini. Sebuah komputer standar dapat bekerja secara normal jika memiliki lima buah komponen sebagai berikut:

1. Input yang berfungsi untuk memberikan perintah kepada komputer dalam berbagai bentuk. Contoh dari alat input adalah papan ketik (keyboard), mouse, scanner, joystick, dan lain sebagainya;
2. Alat output yang berfungsi untuk mempresentasikan hasil permrosesan data atau hal-hal yang diinginkan. Termasuk di dalamnya adalah layar monitor, priter, plotter, dan lain sebagainya;
3. CPU atau Central Processing Unit yang merupakan pusat pengolahan dan kalkulasi data karena di sinilah terletak chip mikroprosesor yang merupakan otak dan pusat syaraf komputer;
4. Memori utama (primary memory) adalah sebuah modul di dalam komputer tempat program dan instruksi aturan-aturan pengoperasian komputer (sistem operasi) disimpan sementara (sebagian bersifat permanen). Ada dua jenis memori utama di dalam komputer, yaitu ROM (Read Only Memory) yang penyimpanannya bersifat permanen dan RAM (Random Access Memory) yang penyimpanannya bersifat sementara; dan
5. Media penyimpan atau memori sekunder (secondary memory) yang sifatnya semi permanen maupun permanen untuk meletakkan data dan/atau program yang dibutuhkan oleh pengguna. Termasuk di dalam contoh media penyimpan internal adalah harddisk dan media penyimpan eksternal adalah diskette, compact disc (CD-ROM), zip disk, jaz disk, dan lain sebagainya.

Jika seseorang ingin menjalankan aplikasi tertentu, yang pertama kali perlu dilakukannya adalah menginstalasi program terkait yang terdapat di dalam media penyimpan ke dalam harddisk komputer. Setelah program tersebut diinstalasi, dengan menggunakan perintah-perintah tertentu melalui alat input, user dapat menjalankan dan berinteraksi dengan komputer. Untuk setiap perintah atau instruksi yang diberikan, CPU bekerja sama dengan memori akan mengatur pemrosesan data tersebut sehingga hasilnya dapat dilihat oleh yang bersangkutan melalui alat output. Jika terdapat data yang harus disimpan, maka pengguna dapat menggunakan media penyimpanan eksternal sesuai dengan tujuan dasar-dasar kebutuhan program (http://id.wikipedia.org/wiki/Ilmu_komputer).

Tugas Manajer dalam perusahaan dan hubungannya dengan Teknologi Informasi, Secara garis besar, sehubungan dengan teknologi informasi, SDM di perusahaan dapat dibagi menjadi dua kelompok besar. Kelompok pertama adalah kumpulan dari mereka yang merupakan para pengguna (user) teknologi informasi yang dimiliki. Termasuk di dalam kelompok ini seluruh jenjang SDM dari staf sampai dengan pimpinan puncak. Seluruh SDM ini dalam kesehariannya terlibat langsung dalam penggunaan teknologi informasi sebagai sarana penunjang dan pendukung aktivitas pekerjaan mereka sehari-hari. Kelompok kedua adalah mereka yang bertanggung jawab terhadap perencanaan dan pengembangan teknologi informasi di perusahaan. Tugas utama dari mereka yang berada di dalam kelompok ini adalah:

1. Menyusun perencanaan strategis (masterplan) mengenai pengembangan sistem dan teknologi informasi perusahaan, lengkap dengan cetak birunya (blue print);

2. Mendefinisikan secara detail kebutuhan sistem informasi perusahaan, terutama kebutuhan spesifik dari masing-masing individu yang ada;

3. Menyediakan teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan detail yang telah didefinisikan tersebut;

4. Memelihara dan mengembangkan teknologi informasi yang dimiliki perusahaan agar selalu up-to-date dan dapat dipergunakan oleh seluruh SDM perusahaan;

5. Mengelola hubungan kemitraan dengan pihak-pihak di luar perusahaan (vendor) yang bekerja sama dalam hal pengembangan teknologi; dan

6. Memonitor dan mengawasi berbagai hal terkait dengan manajemen atau proses pengelolaan aset teknologi informasi.

Untuk menjalankan serangkaian tugas tersebut, biasanya dikenal berbagai jabatan profesional, seperti: chief executive officer, information technology manager, system analyst, programmer, project manager, dan lain sebagainya yang masing-masing memiliki kompetensi dan keahlian khusus sehubungan dengan teknologi informasi.

Kelompok kedua yang dimaksudkan dalam penjelasan di atas adalah para manajer dalam perusahaan. Agar tugas para manajer tersebut dapat berjalan dengan baik, dengan cepat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, maka diperlukan berbagai informasi. Informasi yang diperlukan dalam hal ini adalah informasi yang telah diolah sedemian rupa melalui sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen akan sangat berarti apabila didukung oleh teknologi komputer yang sudah sangat canggih perkembangannya.

Tanggungjawab Manajer dalam Teknologi Informasi bagi organisasi
Adalah umum bagi perusahaan-perusahaan besar yang kinerjanya sangat bergantung pada kehandalan teknologi informasi memiliki seorang manajer eksekutif di bidang sistem informasi.

Eksekutif yang paling bertanggung jawab terhadap perencanaan dan pengembangan teknologi informasi di perusahaan ini dikenal sebagai CIO (Chief Information Officer) atau Manajer Senior di bidang Sistem dan Teknologi Informasi. Kalau di dalam format PT (Perusahaan Terbatas) di Indonesia, CIO kurang lebih setara dengan Direktur (dalam jajaran direksi perusahaan) yang langsung bertanggung jawab kepada Presiden Direktur. Apakah tugas dari seorang CIO? Tugas utama yang merupakan tanggung jawab eksekutif lain dalam jajaran direksi adalah mempelajari dan memahami secara menyeluruh dan mendetail bisnis yang digeluti perusahaan. Kalau dahulu manajemen inti cukup mempelajari semua komponen internal perusahaan (khususnya sehubungan dengan produk-produk atau jasa-jasa yang ditawarkan), saat ini hal tersebut tidaklah cukup.

Persaingan yang begitu cepat dan lingkungan bisnis yang sangat dinamis mengharuskan eksekutif perusahaan untuk selalu memantau dan mempelajari aspek-aspek di luar perusahaan (eksternal) secara intens dan terus-menerus, terutama yang berkaitan dengan perilaku pasar (market) dan pelanggan. Setidak-tidaknya untuk dewasa ini ada tujuh cara yang terbukti efektif untuk mempelajari hal internal dan eksternal perusahaan. Ketujuh cara tersebut adalah:

1. Memiliki armada SDM yang secara berkala mempelajari keadaan pasar dan komponen eksternal lainnya;
2. Mempelajari secara mendalam proses-proses penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan;
3. Mengundang bagian-bagian lain dalam perusahaan untuk berdiskusi secara berkala;
4. Menghadiri seminar-seminar yang berhubungan dengan industri terkait;
5. Membaca secara aktif publikasi-publikasi yang berkaitan dengan produk, jasa, dan industri dimana perusahaan yang bersangkutan berada;
6. Menjadi anggota forum-forum bisnis maupun akademis terkait; dan
7. Menjalin komunikasi aktif dan konsisten dengan para manajer lini perusahaan.

B. Peran SIM berbasis Komputer dalam Pengambilan Keputusan

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi tersebut menurut Wahyono (2003), ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Dapat pula dikatakan bahwa pengukuran nilai sebuah informasi akan lebih tepat jika menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

Sedangkan kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 (tiga) hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timelinness.

1. Relevansi (relevancy). Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how is the message used for problem solving (decision masking)?” Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan pada manajer teknik, tetapi akan sangat relevan bila disampaikan pada manajer pemasaran.

2. Akurasi (accuracy). Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah :

a. Kelengkapan (completeness) informasi. “Are necessary message items present?” Informasi yang komplit, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

b. Kebenaran (correctness) informasi. “Are message items correct?” Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukkan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan-perhitungan matematis yang ada di dalam prosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.

c. Keamanan (security) informasi. Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “Did the message reach all or only the intended systems users ? “

3. Ketiga, tepat waktu (timeliness). Bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Artinya, agar informasi yang diproses dapat menghasilkan informasi yang bernilai dan berkualitas, maka diperlukan seperangkat alat pemrosesan data yang canggih, alat tersebut sekarang ini disebut dengan komputer.

Pemanfaatan computer sekarang ini sudah menjadi kebutuhan, bahkan SIM tidak bisa lagi dipisahkan dengan computer, bila bicara tentang SIM maka pasangannya adalah computer. Posisi computer dalam SIM bagaikan dua sisi mata uang yang dapat dibedakan tetapi tidak dapat dipisahkan. Namun demikian, tetap saja bahwa SIM bukanlah computer atau sebaliknya.

Berdasarkan uraian tersebut di atas, nyata bahwa SIM berbasis komputer dapat meningkatkan nilai dan kualitas informasi. Artinya, apabila pihak manajemen dalam organisasi atau perusahaan dapat memanfaatkan komputer dalam SIM-nya, maka sang manajer atau pimpinan organisasi/pengambil keputusan (decision maker) dapat memperoleh/mendapatkan informasi (sebagai bahan dalam pengambilan keputusan) yang bermutu, bernilai dan berkualitas, yaitu informasi yang relevan bagi perusahaan/organisasi, yang akurat dan tentu saja informasi yang tepat waktu atau tidak basi atau kadaluarsa.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian sebelumnya, bahwa hadirnya teknologi komputer telah memberikan kontribusi yang sangat positif dalam sistem informasi manjemen. Bagi manajer, kehadiran komputer dalam SIM bukan saja memberikan kontribusi positif, lebih jauh dari itu, proses pengambilan keputusan menjadi lebih mudah dan murah.

Sehubungan dengan hal uraian tersebut di atas, maka dapat diambil beberapa kesimpulan;

1. bahwa SIM bukanlah komputer, ia merupakan pengembangan dari ilmu manajemen dan telah ada jauh sebelum hadirnya komputer;
2. bahwa SIM merupakan metode bagi para pimpinan perusahaan/manajer dalam upaya pengambilan keputusan yang dapat dipertanggunjawabkan;
3. bahwa hadirnya teknologi komputer telah membawa perubahan besar bagi aktivitas Sistem Informasi Manajemen;
4. bahwa SIM yang berbasis komputer dapat menyajikan informasi (sebagai bahan dalam pengambilan keputusan) yang mermutu, bernilai dan berkualitas, yaitu informasi yang relevan bagi perusahaan/organisasi, yang akurat dan tentu saja informasi yang tepat waktu atau tidak basi atau kadaluwarsa;

Bahwa dengan aktivitas SIM yang berbasis komputer, para pimpinan perusahaan/manajer dapat lebih mudah, murah, efisien dan efektif dalam upaya pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen, seperti perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakkan (actuating), dan pengawasan (controlling).

DAFTAR RUJUKAN

Aceng Abdullah. 2001. Press Relations, kiat berhubungan dengan media massa. Penerbit Remaja Rosda karya Bandung.

Alvin Toffler. 1992. Kejutan Masa Depan. Alih bahasa Sri koesdiyantinah sb. Penerbit Pantja Simpati Jakarta.

­­­___________. 1992. Gelombang Ketiga (bagian kedua). Alih bahasa Sri Koesdiyantinah sb. Penerbit Pantja Simpati Jakarta.

Atmosudirdjo, S. Prajudi. 1986. Dasar-dasar Ilmu Administrasi. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Effendy, onong Uchjana, 1989. Sistem Informasi Manajemen. Bandung Mandar maju

Handoko, T. hani. 2003. Manajemen (Edisi 2). BPFE-Yogyakarta

http://id.wikipedia.org/wiki/Ilmu_komputer (diakses tgl. 08/02/07)

http://www.ilmukomputer.org/2006/09/11/ (diakses tgl. 08/02/07)

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta :

Leod Jr. Andi. Raymond Mc. 1996. Sistem Informasi Manajemen, Jilid I. PT. Bhuana Ilmu Populer, Jakarta.

Kamus Besar Bahasa Indonesia. 1995. Jakarta : Balai Pustaka.

Manullang, M. 2005. Dasar-dasar Manajemen. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Siagian, P. Sondang. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara.
Sudibyo, Placidus. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Universitas Terbuka.

Wahyono, Teguh. 2003. Komputer Based Information System (CBIS).